Reportages 2005 - Buona lettura

LUCIA GANGALE

DUE DOMANDE
1)
Come si organizza e si gestisce un evento di successo?
2) Quali sono le serate o le convention maggiormente riuscite alla luce 
della sua esperienza? Possiamo avere qualche aneddoto di prima mano?


Tiziana Rocca
Titolare della TRC - Tiziana Rocca Comunicazione Viale Mazzini, 145 ROMA www.tizianarocca.it

 

   1) Proprio per questo motivo ho deciso di organizzare un corso di comunicazione pratico “Come organizzare un evento di successo”, che si tiene presso Cinecittà Campus, con il Patrocinio del Dipartimento della facoltà di Sociologia e Comunicazione dell’Università La Sapienza di Roma, diretta dal professor Mario Morcellini. Ci sono stati tre cicli: il primo è partito a metà ottobre, il secondo da metà gennaio, il terzo da metà aprile. Le lezioni si sono tenute ogni mercoledì e giovedì dalle ore 18.00 alle 20.00, le lezioni sono state tenute da me e da alcuni testimonial vip e delle istituzioni, giornalisti e dirigenti. Per insegnare ai giovani come si organizza un evento di successo. 
Mi arrivano in ufficio moltissime richieste, quindi ho pensato fosse importante approfondire il tema. Sicuramente io che faccio da 14 anni questo lavoro ti posso dire che ci vogliono tantissimi ingredienti per organizzare un evento di successo e proprio per questo ho deciso di scrivere un libro “Feste cene cocktail. Come organizzare una serata di successo” edito dalla Sperling & Kupfer. Un manuale utile per tutti coloro che volessero consigli per organizzare un evento, nella seconda sono descritti alcuni degli eventi più significativi che ho creato e ideato. L’importante è non lasciare nulla al caso.
   2) Le iniziative che mi hanno dato maggior gratificazione e soddisfazione sono quelle a sfondo sociale. Nei miei eventi cerco sempre di avere un occhio di riguardo per la solidarietà, cercando di inserire sempre negli eventi uno scopo a favore delle associazioni benefiche, destinando loro tutto o parte del ricavato della serata. Ricordo ad esempio l’evento “Aiutare un bambino fa grande un adulto” per la ristrutturazione del Padiglione delle malattie infettive dell’Ospedale Bambin Gesù di Roma; Concerto del Maestro Riccardo Muti nella Basilica di Arezzo a favore dell’AIRC, “Il ballo della Croce Rossa” organizzato con il settimanale “Chi” fatto in Italia per due anni; durante la settimana dell’Alta Moda a Roma la sfilata di Rocco Barocco è stata a favore della Fondazione Il Faro presieduta dalla Sig.ra Susanna Agnelli; e come 


Sandra Lonardo Mastella
Già direttore dell’Apt di Capri, nonché presidente dell’Associazione Culturale Onlus Iside Nova, sita in Corso Garibaldi a Benevento www.isidenova.it

   1) Io proverò a rispondere a questa domanda parlando della mia esperienza maturata... sul campo.
   Prima che un evento diventi di successo... deve essere ideato e programmato tenendo conto delle preferenze e degli interessi della gente cui l’evento è rivolto.
   E’ indubbio che il team organizzativo assume un valore strategico con una attenta divisione di compiti, fondato sulla valorizzazione: preparazione professionale, dedizione, e amore.
   Un elemento importantissimo è l’informazione e la comunicazione, in particolare debbono essere curate le conferenze stampa, le brochure, le locandine e la comunicazione mass-mediale in genere.
   Ultimo ma non per importanza, è la ricerca dei fondi (found-racing), e la collaborazione con gli enti locali.
   Infine ogni evento si deve concludere con la valutazione dell’esperienza per conoscere il livello di gradimento e per analizzare gli eventuali errori commessi.
   L’evento è un prodotto che sottintende un processo che costituisce il cuore dell’azione.
   La realizzazione non è cosa semplice, in quanto deve tenere conto di tutti gli elementi che ho esposto, dalla cui composizione si determina il vero successo. 
   2) Elencare tutti gli eventi che nel tempo ho organizzato, unitamente allo staff organizzativo delle varie associazioni che neltempo ho avuto l’onore di presiedere, non è un’impresa sicuramente facile, essi sono stati numerosissimi se si considera che da quasi trent’anni ne organizzo, con una media di 4-5 all’anno. 
   Nel mio cuore è rimasto indenne il ricordo di tutte le manifestazioni per “la solidarietà”, grazie alle quali la “CRI “di Benevento e “La Lega per la lotta contro i tumori”, hanno avuto la possibilità di migliorare la loro offerta sanitaria in quanto è stato possibile acquistare ambulanze, defribrillatori, medicinali, pulmini per le persone “diversamente abili”, di aprire ed organizzare ambulatori medici per l’assistenza socio-sanitaria e di prevenzione; e di assistere migliaia di persone in stato di necessità.
   Ai lettori di “Reportages” vorrei ricordare l’evento “anzianità serena - civiltà progredita” che si svolse al teatro Massimo di Benevento mercoledì 20 febbraio 1985, Pippo Baudo e Gianni Ravera (il “patron” del festival di S.Remo”), organizzarono un meraviglioso spettacolo con tutti i cantanti che avevano partecipato al Festival di S.Remo di quell’anno, fu ricavato la somma di 176 milioni delle vecchie lire, grazie ai quali fu possibile arredare la casa per anziani “S.Pasquale” di Benevento.
Come non rammentare le prime manifestazioni di “Castello e dintorni...” a Ceppaloni nel bellissimo centro storico, continuate con “Ceppaloni e dintorni” sfociate in seguito con “4 notti e piu’ ...di luna piena”...il cui successo è decretato da centinaia di migliaia di spettatori che vi partecipano.
Tra gli eventi internazionali che ho organizzato, ricordo per tutti il contributo che l’Associazione Iside Nova, da me presieduta, ha offerto per “educare alla pace”.
   Subito dopo l’11 settembre abbiamo organizzato nelle scuole di ogni ordine e grado della provincia di Benevento, un concorso di poesia :”Una preghiera per la pace”, conclusasi con la raccolta dei lavori dei ragazzi, che furono pubblicati nel gennaio 2002. L’evento rappresentò una tappa così nuova e toccante, che fummo invitati a partecipare al “Columbus Day” e ricevuti alla “Casa della Cultura” di New York. 
   Potrei continuare quasi all’infinito, ma presto tutto sarà raccontato in un apposito libro, saranno ricordate le manifestazioni e gli eventi che nel tempo ho organizzato, saranno ricordate tutte le persone che hanno collaborato e, soprattutto tutti gli “sponsor”che hanno reso possibile a volte l’impossibile. 
   Un momento magico rappresenta la mia esperienza nell’isola di Capri, e tra i “diversi” appuntamenti che ho avuto modo in breve tempo di organizzare, mi piace evidenziare la serata in onore dei 50 anni di carriera dedicata all’ “ever-green” Peppino di Capri. E’ stata una manifestazione che ha coinvolto tante persone emozionate che nel tempo si sono innamorate sulle note del grande artista, la Certosa di Capri è stata la degna cornice di una della piu’ suggestive serate vissute quest’anno sull’isola azzurra. 
   Ringrazio Lucia Gangale per avermi dato l’occasione di andare indietro nella memoria, è stato bello ricordare fatti, luoghi, uomini e cose.


Fernanda Ruggiero
Titolare dell’Agenzia di marketing e comunicazione Luna e l’Altra, Via S. Stefano 79 Bologna

   1) Con tanta pazienza ma determinazione. Ritengo che un evento è fatto di ingranaggi che vanno messi a punto, oliati al punto giusto e la macchina deve funzionare quasi perfettamente fino alla fine. Poi quando i riflettori sull’evento sono spenti si può anche sfasciare tutto tanto nessuno lo vede ma fortunatamente non è mai successo. Una manifestazione diventa un evento quando si definisce e si promuove dopo un attento studio un momento “nuovo” unico, un progetto clonabile ma con altre formule non la stessa. E’ mettere il cappello su una sedia e dire occupato Questa cosa l’ho ideata io ma deve diventare di tutti, altrimenti non è un evento/coinvolgimento è solo una idea. La soddisfazione più grande nel mio lavoro è risvegliarsi al mattino dopo un lavoro e non dirsi “... come sono stata brava!” ma pensare “ … e adesso cosa organizzo?”. Tutta la mia vita è stata di momenti decisamente elettrici per l’organizzazione ma emozionanti: auguro a tutti di fare un lavoro dove ti pagano senza sapere che tu lo faresti anche gratis !!

   2) Devo selezionare da 18 pagine word le cose più carine per te con calma-veloce…

 

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